Wanneer er een geschil ontstaat en een procedure wordt gestart bij de arbitragecommissie, is de eisende partij (de verzoeker) verplicht een voorschot in de administratiekosten te betalen aan het stamboekbureau. Dient de tegenpartij (de verweerder) op haar beurt een tegenvordering in? Dan moet ook die partij een voorschot betalen. De uiteindelijke verdeling van deze kosten wordt achteraf door de arbitragecommissie bepaald in de uitspraak. De exacte hoogte van de voorschotten wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur.

Aanvullend voorschot bij langdurige procedures

Omdat vooraf lastig in te schatten is hoe complex of langdurig een arbitragezaak wordt, zijn de uiteindelijke kosten moeilijk te voorspellen. De goedgekeurde wijziging houdt in dat de arbitragecommissie vanaf nu de mogelijkheid heeft om tijdens de lopende procedure een aanvullend voorschot te vragen aan de betrokken partijen. Hiermee wil het stamboek voorkomen dat de daadwerkelijke administratiekosten achteraf niet gedekt blijken te zijn.